Un salon commercial est un évènement dont les enjeux pour toute entreprise participante sont importants. Réussir son salon commercial demande avant tout une organisation rigoureuse et impeccable.
Un salon professionnel est avant tout un lieu d’opportunités et de rencontres où des expériences clients, des démonstrations de produits et des ventes peuvent avoir lieu. Alors rendre son évènement attractif, c’est proposer un espace permettant les échanges conviviaux et le partage des contacts. En tant qu’organisateur, il vous faut penser aux moindres détails.
Voici donc 9 conseils pratiques qui vous aideront à organiser un salon attractif dans le but de maximiser votre investissement et, espérons-le, vous permettra d’accompagner de nouveaux clients de façon pérenne.
- Bien planifier à l’avance
Planifier, élaborer un plan d’action bien à l’avance augmente significativement les chances de réussite. Vous devez vous donner du temps et ne pas oublier de :
- Définir vos objectifs pour le salon,
- Estimer le potentiel de votre évènement auprès de la clientèle cible,
- Définir un budget minimal et maximal — même approximatif,
- Définir votre cahier des spécificités du salon,
- Élaborer un plan d’action marketing – même approximatif,
- Établir une liste de lieux potentiels et abordables en fonction de votre budget,
- Estimer les besoins en matériel, personnel, etc.
- Établir une liste de partenaires d’affaires et de partenaires diffuseurs,
- Réunir une équipe de professionnels pour vous accompagner dans l’organisation (Chef de projet, Organisateur évènementiel, responsable marketing & ventes).
- Choisir un lieu d’exposition suffisamment grand et facile d’accès
Choisir son lieu nécessite d’estimer correctement le nombre d’exposants que vous souhaiteriez inviter. Il ne faut pas donner l’impression d’un espace exigu. Les entreprises risquent de ne pas revenir à la prochaine édition.
Ensuite les autres points à prendre en considération sont :
- La facilité d’accès au salon durant les heures d’affluence. On parle d’un accès à un aéroport, à une gare ferroviaire ou d’un accès à un transport en commun et d’un espace de parking suffisamment important pour l’achalandage des visiteurs. Les lieux excentrés ne seront guère attractifs autant pour les participants que pour les visiteurs,
- Les services additionnels que le lieu choisi puisse mettre à votre disposition : Certaines salles de conférence traitent déjà, pour la restauration, avec des traiteurs qui connaissent les lieux et les services de location (tables, chaises…),
- Ne pas oublier de nos jours d’offrir des accès internet libres et gratuits pour valoriser l’expérience des visiteurs et des exposants. Tous ces services seront autant d’attraits pour le choix final du lieu.
- Aussi faites jouer la concurrence pour faire baisser les prix de location du salon et minimiser vos risques.
- Choisir une date stratégique différentes de celle d’autres salons importants pour la clientèle ciblée.
Il est essentiel de regarder les dates de salon de la concurrence dans les autres régions, provinces ou pays afin de ne pas faire de l’ombre à votre propre évènement. Pour choisir entre deux salons, l’entreprise va souvent choisir la date qui lui donnera le plus de visibilité, de notoriété et surtout le plus de visiteurs potentiels. Si vous démarrez un salon, évitez-vous ce trouble.
Ne pas choisir des dates trop proches de certaines fêtes (Noël en décembre, la nouvelle année), trop proches de la rentrée des classes, trop proches de la rentrée des grandes vacances ou durant les grandes vacances. Il se pourrait fort bien que que vous alliez vers un échec relatif. vous ayez peu de succès.
4.Trouver des sponsors/partenaires
Les sponsors sont essentiels pour la promotion et la réussite des évènements professionnels. De préférence, opter pour un partenaire/sponsor principal, ayant une grande expertise dans l’industrie que vous ciblez ou/et dont le statut d’expert est reconnu par le public ciblé.
Aussi comme partenaire d’évènement celui-ci aura à cœur le succès du salon. En échange d’une certaine visibilité comme l’affichage de bannière, un stand gratuit, leur logo sur le site web de l’évènement, son aide pourrait impliquer de :
- Partager des bases de données clients ou leur réseau d’affaires,
- D’afficher des publicités dans leur établissement,
- De demander de l’aide financière pour le salon.
5.Faciliter les démarches de vos visiteurs
Pour le succès d’un salon attractif, il est préférable de garantir une belle expérience au visiteur en favorisant son entrée au salon, que ce soit un parking facile d’accès et le plus proche possible du salon ou une gare d’un transport en commun, ou que ce soit l’offre d’un vestiaire accessible et sécurisé à faible coût.
Il est impératif de :
- S’assurer une facilité pour la vente des billets à la billetterie ou en ligne sur un site dédié.
- Opter pour une solution de billetterie en ligne,
- Opter pour un système de dématérialisation des paiements. Sur place, les visiteurs doivent pouvoir acheter et payer rapidement et simplement, soit par carte bancaire, paiement électronique ou en liquide. De nos jours, les cryptomonnaies peuvent être proposées.
- Avoir un système de contrôle automatisé via des codes-barres ou des codes QR, une carte du salon simple et facile à comprendre,
- Proposer des espaces de restauration faciles d’accès et assez grands pour les heures de repas (11h-14h), voire une restauration simplifiée en dehors de ces heures (voir § 6)
- Une signalétique claire pour trouver les sanitaires, les bornes ou agents de renseignement.
Ainsi le visiteur se sentira à l’aise et restera plus longtemps pour profiter du salon.
6.Faciliter la restauration et le divertissement des exposants et des visiteurs
Que ce soit vos exposants qui passent plusieurs jours au salon ou vos visiteurs, soyez attentif à leur proposer la meilleure des restaurations, c’est-à-dire un espace suffisamment grand et confortable. Avant de choisir un traiteur assurez-vous d’offrir plusieurs types de nourriture, de boisson et des prix variés afin de plaire au plus grand nombre.
Prévoyez de la nourriture simple à emporter et de la fraîcheur. Trois options différentes s’offrent à vous : un service à l’assiette, un buffet ou des sandwichs. Un mix des options peut aussi être proposé.
De plus, assurez-vous que cet espace, de nos jours est un coin détente avec des bornes de recharge pour les cellulaires. Utilisez les technologies pour surprendre les visiteurs du salon.
- Faciliter les prises de rendez-vous
De nombreux participants souhaitent rencontrer d’autres participants ou des clients ciblés.
Prévoyez des espaces de business dating avec la possibilité de prise de rendez-vous électronique. Les exposants souhaitent valoriser leur rencontre avec des prospects d’affaires qualifiés. Pourquoi ne pas proposer aux visiteurs le choix de prendre des rendez-vous ? Vous faciliterez ainsi les véritables opportunités d’affaires et de rencontre.
- Savoir capitaliser et gérer votre budget
C’est un des points essentiels de la réussite du salon : la gestion du budget. Ciblez votre audience afin de ne pas gaspiller votre argent et montrer aux exposants que vous saurez attirer le bon public.
Pour cela il est essentiel d’avoir pu auparavant minimiser les coûts de logistique pour capitaliser sur la promotion et la campagne de communication ciblées. N’hésitez pas à faire affaire avec une agence spécialisée. Privilégiez la presse spécialisée et les influenceurs. Ne pas hésiter à vous associer avec les associations sectorielles pour qu’elles invitent leurs membres en échange d’un espace. Cela vous fera gagner du temps et de l’efficacité. L’objectif étant d’attirer les bons visiteurs. Vous pourriez aussi utiliser le mass mailing après un ciblage précis ? d’abonnés potentiellement intéressés.
Il peut être attractif de prévoir un concours lors du salon afin de faire mousser les inscriptions.
- Organiser une réunion de synthèse après le salon
Afin d’évaluer le succès et améliorer les erreurs pour les prochaines éditions, n’hésitez pas à faire une réunion de synthèse auprès des exposants et des visiteurs à une date proche de l’évènement mais suffisamment distant pour éviter les étincelles non éteintes.
Proposez une enquête de satisfaction par un questionnaire à la sortie ou par le biais d’une application dédiée à votre évènement. Quelles que soient les réponses, celles-ci vous amèneront de nouveaux défis et des pistes d’amélioration pour améliorer vos services lors des prochaines éditions. Il est toujours conseillé de garder contact avec vos clients exposants et de les consulter sur leur expérience afin de renforcer la relation de confiance.
Finalement toutes ces attentions seront les clés de votre succès.
Organisez votre salon professionnel sans tracas avec Addict Services en cliquant ci-dessous :